Tájékoztató a Munkaidő rendszer használatához
Távollét igénylésének menete
- A Távollétek oldalon a naptár alatti rész első blokkjában ki kell választani a távollét típusát.- Be kell állítani a távollét kezdetét és a végét.
Az időszak kiválasztásához a naptárat is lehet használni. A naptárban kattintani kell a kérvényezés első napjára, utána pedig az utolsó napjára. Ilyenkor feketével bekeretezi a kiválasztott napokat és beírja a kezdet és vég dátumhoz a kiválasztott dátumokat. (Ha ezután újból kattintunk egy napra, azzal megszüntethető a kijelölés.)
- A Megjegyzés mezőbe írható megjegyzés a távolléttel kapcsolatban.
- A Kérvényezés gombra kattintva a távollét kérvény beküldésre kerül.
- A kérvényezésről e-mail érkezik a kérvényezőnek és az intézmény vezetőjének.
- A kérvény jóváhagyásáról és elutasításáról is érkezni fog e-mail.
- Ha a későbbiekben a kérvény állapota változna, arról is érkezik értesítő e-mail.
Távollét igénylés törlése
- A távollét igénylés törlésének a menete megegyezik a távollét igénylésének a menetével, azzal a különbséggel, hogy a távollét típusának a "Távollét törlése" lehetőséget kell kiválasztani.- Távollét törlés igénylésekor a még nem jóváhagyott távollét igénylések automatikusan visszavonásra kerülnek. (Nem kell jóváhagynia a vezetőnek.)
- Ha a távollét igénylés már jóváhagyásra került, akkor a törlés a vezető jóváhagyása után valósul meg.
Távollétek oldal
A naptárban a cellák háttérszínének jelentése:- fehér: hétköznap;
- szürke: hétvége;
- kék: ünnepnap;
- zöld: szabadnap (nem kell dolgozni ezen a napon, ezt a napot valamelyik szombaton kell majd ledolgozni);
- piros: áthelyezett munkanap (szombati nap, egy szabadnapot kell ekkor ledolgozni);
- egyéb színek: távollét típusának megfelelő szín.
Az aktuális nap pontozott vonallal be van keretezve.
Ha egy napon távollét igénylés történt, azt a cella átszínezésével jelzi és a cellában a távollét típusának rövidítése feltüntetésre kerül. A kérvényezés alatt lévő távolléteket kérdőjellel, a munkáltató által kiadott távolléteket felkiáltójellel különbözteti meg. Ha a dolgozó egy távollét törlését kérvényezte, akkor ott a távollét rövidítése piros színnel jelenik meg.
(Ezek az információk mind egyértelműen a Távollétek oldalon is magyarázatként fel vannak tüntetve.)
Jogosultsági körök
Dolgozó: Bejelentkezhet, látja a rendelkezésre álló szabadságait, látja a távolléteinek naptárnézetét, látja a munkaidő nyilvántartási lapjait, távollétet kérvényezhet (mai napra vagy a jövőbe), távollétének törlését kérvényezheti.Segéd: Ugyanazok vonatkoznak rá, mint a dolgozóra, plusz azon felül a többi dolgozó munkaidő nyilvántartási lapjait is látja és ezeket tudja nyomtatni is.
Látja az összesített távollét nézetet.
Csoportvezető: Olyan vezető, aki csak a saját csoportjába tartózó embereket látja.
Vezető: A dolgozó jogosultságai vonatkoznak rá, plusz alapvetően ő hagyja jóvá a távollét kérvényezéseket, látja kérvényezések menüpontját (itt tud jóváhagyni és elutasítani), látja a dolgozók listáját, látja a napló menüpontot.
A kérvényekről e-mail értesítőt kap, amiben jóváhagyó, elutasító és megtekintő link is van. Ha a dolgozónál a "Távollétet a vezető helyett az admin hagyja jóvá" be van jelölve, akkor csak értesítő e-mailt kap linkek nélkül. (Ennek ellenére a kérvények menüpontban tud jóváhagyni vagy elutasítani.) Ha a dolgozónál bejelölt admin jóváhagyás mellett az intézménynél a "Admin értesítés elegendő" is be van jelölve, akkor a vezetőt megkímélhetjük az értesítő e-mailektől. (Ezt a superadmin tudja beállítani.)
Csoportadmin: Olyan admin, aki csak a saját csoportjába tartozó embereket látja.
Nem adhat és nem vehet el másoktól superadmin, admin, vezető, csoportadmin és csoportvezető jogosultságokat.
Admin: Az intézményen belül teljes jogosultsága van.
Látja az összesített távollét nézetet.
Tudja xlsx fájlba exportálni a dolgozók szabadságainak listáját.
Látja minden dolgozó adatait és tudja szerkeszteni ezeket (adatok, beosztás, kiadható szabadságok, gyermekek [a gyermekek után járó szabadságok számításához van használva], projektek, csoportok), tud új dolgozót felvinni.
A dolgozók munkaidő nyilvántartás adatait és távollét státuszait módosíthatja, visszamenőlegesen is. (Ezekről a módosításokról értesítő e-mailek mennek a dolgozónak és a vezetőségnek is - olyan módon, ahogyan a kérvényezésnél történik.)
Hozzáfér a beállításokhoz: munkakörök szerkesztése, távollét státuszok szerkesztése, szabadság típusok szerkesztése.
Ahogyan a vezető, ő is hozzáfér a kérvényezések menüponthoz, ahol tud jóváhagyni vagy elutasítani is.
Ha a dolgozónál a "Távollétet a vezető helyett az admin hagyja jóvá" be van jelölve, akkor kap e-mail értesítést a távollét kérvényezésről, és a vezető helyett az admin e-mailjében lesznek a jóváhagyó, elutasító és megtekintő linkek.
Nem adhat és nem vehet el másoktól superadmin jogosultságot.
Superadmin: Olyan admin, aki tud intézmények között váltani, így bármelyik intézményben bármit megtehet.
Ezen felül szerkesztheti az ünnepnapokat, ami minden intézményre vonatkozik. Szerkesztheti az intézmények adatait, vihet fel új intézményt.
Bármelyik dolgozó jogosultságát bármire átállíthatja.
Nem jelentkezhet be: Olyan dolgozó, akinél letiltjuk, hogy a munkaidő rendszerbe be tudjon jelentkezni.
Törölve: A dolgozók nem törölhetők, helyette törölve jogosultság állítható be. Az ilyen törölt állapotú dolgozók a dolgozók listájába nem kerülnek bele, helyette egy külön törölt dolgozók listában látszódnak.
E-mail értesítők
| Vezető | Admin | Csoport Vezető | Csoport Admin | Admin jóváhagyás beállítva a dolgozónál |
| ✓ @ | ✓ | - | - | - |
| ✓ (@) | ✓ @ | - | - | ✓ |
| ✓ | ✓ | ✓ @ | - | - |
| ✓ @ | ✓ | - | ✓ | - |
| ✓ | ✓ | ✓ @ | ✓ | - |
| ✓ | ✓ @ | ✓ (@) | - | ✓ |
| ✓ (@) | ✓ | - | ✓ @ | ✓ |
| ✓ | ✓ | ✓ (@) | ✓ @ | ✓ |
@ = az értesítő e-mailben ő kapja a jóváhagyó linket
(@) = másolatot kap az értesítő e-mailről jóváhagyó link nélkül (az intézménynél a "Admin értesítés elegendő" opcióval kikapcsolható)